Rotina de publicações: um método simples para não perder prazos

Prazo perdido raramente é falta de conhecimento jurídico. Quase sempre é falha de processo: a publicação chegou, mas ninguém leu; leu, mas não registrou; registrou, mas contou errado; contou certo, mas a pessoa estava de férias. Um método simples, seguido todos os dias, resolve a maior parte desses casos.

Passo 1 — Uma pessoa dona da leitura (e um substituto)

Defina quem lê as publicações e quem substitui em férias e ausências. Leitura "de todo mundo" acaba sendo de ninguém. Em escritórios maiores, divida por advogado ou por área, mas sempre com um nome por fila.

Passo 2 — Horário fixo, todos os dias úteis

Publicações no Diário eletrônico são disponibilizadas ao longo do dia útil. Escolha um horário fixo — por exemplo, no fim da manhã — e trate tudo o que chegou até ali. Se houver uma segunda leitura no fim da tarde, melhor.

Passo 3 — Toda publicação termina em uma de três saídas

Ao ler uma publicação, decida na hora:

1. Gera prazo — registre o prazo com a data final, o responsável e o que precisa ser feito.
2. Gera tarefa sem prazo legal — por exemplo, avisar o cliente sobre uma audiência.
3. Só ciência — marque como lida, sem pendência.

Nenhuma publicação deve ficar "para depois". O que fica para depois é o que se perde.

Passo 4 — Dupla conferência dos prazos curtos

Para prazos de até cinco dias e para recursos, peça que uma segunda pessoa confira a data antes do protocolo. A conta tem armadilhas — data de disponibilização versus publicação, feriados locais, prazos em dobro — e um segundo olhar custa pouco.

Indicadores que valem a pena olhar

• Publicações não lidas no fim do dia: deveria ser zero.
• Prazos vencendo nos próximos 3 dias sem a peça pronta.
• Tempo entre a disponibilização e o registro do prazo.

Onde o Prazora entra

O Prazora automatiza a parte braçal do método:

• lê o DJEN a cada duas horas pela OAB de cada advogado e pelos nomes de publicação;
• avisa o responsável e mostra as publicações não lidas no painel;
• gera o prazo direto da publicação, sugerindo a data em dias úteis para o advogado confirmar;
• envia alertas 3, 1 e 0 dias antes do vencimento, no app e por e-mail;
• mostra quando foi a última captura com sucesso, para ninguém confiar numa leitura que não aconteceu.

O método continua sendo do escritório. A ferramenta garante que nada caia entre as cadeiras.